对A先生，或许会写着：“科长，非常的抱歉。关于A先生所犯下的错误，我已采取了必要的措施。而其本人也已了解到事情的重要性，请多多包涵。”但对B先生写的报告，或许会与A先生有天壤之别：“科长，B先生竟没有完成交给他的任务，不知如何是好。”其实，这些都不是值得赞扬的方式。在提出报告时，自己应处于第三者的立场，以公正的态度提出报告，对于公司或自己的未来，都是有好处的。
4．必须具体
所谓具体，并非是将内容尽量地向对方解释，而是帮助对方了解重点所在。
换句话说，就是5W1H-Why（为什么）、What（什么）、Where（哪里）、When（何时）、Who（谁）、How（怎么做）。加上How much（多少），也有人称为5W2H。
汇报工作时，以上的七项重点是绝对不可忘记的。只要欠缺其中一项，极有可能再遭上司的询问。好比：“是什么时候的事了？”“你是和谁一起做的？”“为什么事情会变成这样！”等。所以在提出报告时，必须事先注意到是否有所遗漏。
我们每天阅读的报纸和看到的电视、新闻等，都是经过5W2H的整理后，以第三者的立场向大众提出报告。如此一来，大众便不至于受到传播媒体的影响而产生错误的判断。